Przejdź do głównej treści
Bezpieczni na etacie - baner dla pracodawców
Bezpieczni na etacie - baner dla pracodawców

Kontrola PIP umów cywilnoprawnych po zmianach przepisów

Cel kontroli

W związku z nowymi uprawnieniami Państwowej Inspekcji Pracy kontrola dotycząca umów cywilnoprawnych nie ogranicza się do sprawdzenia nazwy zawartej umowy, jej treści czy poprawności formalnej dokumentacji. Najważniejszym celem kontroli jest ustalenie, czy sposób wykonywania pracy odpowiada cechom stosunku pracy określonym w art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Oznacza to, że inspektor pracy bada rzeczywiste warunki współpracy, a nie wyłącznie zapisy umowy.

Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy stosunek pracy występuje, gdy praca jest wykonywana:

  • za wynagrodzeniem
  • osobiście
  • na rzecz pracodawcy
  • pod jego kierownictwem
  • w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę

Jak przebiega kontrola?

🔎Kontrola nie zaczyna się od wydania polecenia

Pracodawcy powinni pamiętać, że wydanie przez inspektora pracy polecenia potwierdzenia zawarcia umowy o pracę jest jednym z końcowych etapów postępowania. W praktyce najpierw prowadzone jest postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie wszystkich okoliczności sprawy i warunków świadczenia pracy.

Kluczowe znaczenie ma zasada, że przed wydaniem polecenia inspektor pracy ma obowiązek umożliwić obu stronom zajęcie stanowiska oraz wyjaśnić okoliczności związane z podstawą zatrudnienia. To jest najważniejszy element nowych procedur. Przedsiębiorca otrzyma możliwość przedstawienia swoich argumentów, dokumentów oraz wyjaśnień dotyczących powodów zawarcia umowy cywilnoprawnej oraz sposobu jej realizacji.

Dlatego pracodawca powinien wykorzystać ten etap na:

  • przedstawienie okoliczności zawarcia umowy,
  • wyjaśnienie procesu rekrutacji,
  • wykazanie elementów świadczących o cywilnoprawnym charakterze współpracy,
  • wskazanie sposobu organizacji pracy,
  • odniesienie się do twierdzeń osoby wykonującej pracę.

📝Analiza dokumentów

W trakcie kontroli inspektor może zażądać m.in.:

  • umów cywilnoprawnych,
  • aneksów,
  • ewidencji godzin wykonywania zlecenia,
  • potwierdzeń wypłat,
  • regulaminów,
  • harmonogramów,
  • korespondencji związanej z wykonywaniem pracy,
  • innych dokumentów mających znaczenie dla oceny charakteru współpracy.

Należy jednak podkreślić, że dokumenty stanowią jedynie jeden z elementów materiału dowodowego.

🕵🏻‍♂️Inspektor bada faktyczne wykonywanie pracy

W toku kontroli przedmiotem zainteresowania inspektora będą między innymi następujące kwestie:

Podporządkowanie

  • kto wydaje polecenia,
  • w jaki sposób nadzorowane jest wykonywanie zadań,
  • czy osoba zatrudniona może samodzielnie organizować pracę.

Miejsce wykonywania pracy

  • czy miejsce jest narzucone przez podmiot zatrudniający,
  • czy możliwe jest wykonywanie pracy w dowolnym miejscu.

Czas wykonywania pracy

  • czy obowiązują harmonogramy (grafiki),
  • czy zatrudniony musi rozpoczynać pracę o określonych godzinach,
  • czy jego obecność jest kontrolowana.

Osobiste wykonywanie pracy

  • czy możliwe jest zastępstwo,
  • czy usługi muszą być wykonywane wyłącznie osobiście.

Organizacja pracy i ryzyko gospodarcze

  • kto zapewnia narzędzia pracy,
  • kto ponosi koszty działalności,
  • kto ponosi ryzyko związane z wykonywaną działalnością.
🔎Kontrola nie zaczyna się od wydania polecenia

Pracodawcy powinni pamiętać, że wydanie przez inspektora pracy polecenia potwierdzenia zawarcia umowy o pracę jest jednym z końcowych etapów postępowania. W praktyce najpierw prowadzone jest postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie wszystkich okoliczności sprawy i warunków świadczenia pracy.

Kluczowe znaczenie ma zasada, że przed wydaniem polecenia inspektor pracy ma obowiązek umożliwić obu stronom zajęcie stanowiska oraz wyjaśnić okoliczności związane z podstawą zatrudnienia. To jest najważniejszy element nowych procedur. Przedsiębiorca otrzyma możliwość przedstawienia swoich argumentów, dokumentów oraz wyjaśnień dotyczących powodów zawarcia umowy cywilnoprawnej oraz sposobu jej realizacji.

Dlatego pracodawca powinien wykorzystać ten etap na:

  • przedstawienie okoliczności zawarcia umowy,
  • wyjaśnienie procesu rekrutacji,
  • wykazanie elementów świadczących o cywilnoprawnym charakterze współpracy,
  • wskazanie sposobu organizacji pracy,
  • odniesienie się do twierdzeń osoby wykonującej pracę.
📝Analiza dokumentów

W trakcie kontroli inspektor może zażądać m.in.:

  • umów cywilnoprawnych,
  • aneksów,
  • ewidencji godzin wykonywania zlecenia,
  • potwierdzeń wypłat,
  • regulaminów,
  • harmonogramów,
  • korespondencji związanej z wykonywaniem pracy,
  • innych dokumentów mających znaczenie dla oceny charakteru współpracy.

Należy jednak podkreślić, że dokumenty stanowią jedynie jeden z elementów materiału dowodowego.

🕵🏻‍♂️Inspektor bada faktyczne wykonywanie pracy

W toku kontroli przedmiotem zainteresowania inspektora będą między innymi następujące kwestie:

Podporządkowanie

  • kto wydaje polecenia,
  • w jaki sposób nadzorowane jest wykonywanie zadań,
  • czy osoba zatrudniona może samodzielnie organizować pracę.

Miejsce wykonywania pracy

  • czy miejsce jest narzucone przez podmiot zatrudniający,
  • czy możliwe jest wykonywanie pracy w dowolnym miejscu.

Czas wykonywania pracy

  • czy obowiązują harmonogramy (grafiki),
  • czy zatrudniony musi rozpoczynać pracę o określonych godzinach,
  • czy jego obecność jest kontrolowana.

Osobiste wykonywanie pracy

  • czy możliwe jest zastępstwo,
  • czy usługi muszą być wykonywane wyłącznie osobiście.

Organizacja pracy i ryzyko gospodarcze

  • kto zapewnia narzędzia pracy,
  • kto ponosi koszty działalności,
  • kto ponosi ryzyko związane z wykonywaną działalnością.

Informacje dodatkowe

Jakimi narzędziami dysponuje inspektor pracy?

Pracodawcy powinni mieć świadomość, że kontrola może obejmować nie tylko analizę dokumentów. Inspektor może w szczególności:

  • żądać dokumentów i informacji,
  • odbierać pisemne wyjaśnienia,
  • przesłuchiwać pracowników i inne osoby wykonujące pracę na rzecz podmiotu kontrolowanego,
  • analizować dokumentację z poprzednich kontroli,
  • porównywać sytuację, charakter wykonywanej pracy i zakres zadań osób zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych z pracownikami wykonującymi podobne zadania.

W uzasadnionych przypadkach inspektor może również analizować inne dowody przedstawione przez strony, np. korespondencję elektroniczną lub komunikację dotyczącą organizacji pracy.

Kontrola może być prowadzona również zdalnie

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nie wszystkie czynności wymagają osobistej obecności inspektora w zakładzie pracy.

W toku kontroli możliwe jest:

  • kierowanie żądań i wezwań do złożenia wyjaśnień za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,
  • przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną,
  • udostępnianie dokumentacji w postaci elektronicznej,
  • przekazywanie odpowiedzi na pytania inspektora również za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W praktyce inspektor może zwrócić się o przesłanie umów, ewidencji, korespondencji lub innych materiałów w formie elektronicznej jeszcze przed przeprowadzeniem dalszych czynności dowodowych.

Możliwość przedstawienia stanowiska przez pracodawcę

Co ważne, przed wydaniem polecenia inspektor powinien umożliwić stronom zajęcie stanowiska.

Dopiero po analizie całego materiału dowodowego i stanowisk obu stron inspektor ocenia, czy istnieją podstawy do zakwestionowania umowy cywilnoprawnej.

Co może nastąpić po kontroli?

Jeżeli w trakcie kontroli inspektor pracy uzna, że pomiędzy stronami powinien zostać nawiązany stosunek pracy (po ustaleniu stanu faktycznego uzasadniającego zakwestionowanie zawartej umowy cywilnoprawnej), wyda kontrolowanemu polecenie potwierdzenia zawarcia umowy o pracę. Polecenie to zostanie wydane jeszcze w trakcie kontroli i będzie określało termin jego wykonania przed jej zakończeniem.

Jeżeli podmiot zatrudniający wykona polecenie i potwierdzi zawarcie umowy o pracę, inspektor pracy zakończy postępowanie. Natomiast w przypadku niewykonania polecenia sprawa zostanie przekazana okręgowemu inspektorowi pracy, który podejmie decyzję o wszczęciu postępowania administracyjnego albo skierowaniu powództwa do sądu pracy.

Dobre praktyki dla pracodawców

Przedsiębiorcom rekomenduje się regularne analizowanie stosowanych modeli współpracy, zwłaszcza gdy osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych:

  • pracują stale i w sposób ciągły,
  • wykonują obowiązki pod nadzorem przełożonych,
  • pracują według harmonogramów,
  • wykonują pracę w siedzibie firmy,
  • nie mają możliwości samodzielnego organizowania sposobu realizacji zadań.

Jeżeli pojawiają się wątpliwości co do prawidłowości kwalifikacji umowy, warto przeprowadzić wewnętrzną samokontrolę z wykorzystaniem udostępnionej przez Państwową Inspekcję Pracy listy kontrolnej dotyczącej cech stosunku pracy lub skorzystać z profesjonalnej porady prawnej jeszcze przed ewentualną kontrolą PIP. Pozwala to ograniczyć ryzyko sporów, postępowań administracyjnych oraz odpowiedzialności za naruszenie przepisów prawa pracy.